1.¿Qué es un organigrama empresarial?
Es la estructura funcional de una entidad, la cual representa cada uno de los departamentos, áreas y puestos de la empresa.
2.¿Para qué sirve el organigrama?
Para mostrar una estructura y delimitar los grados de responsabilidad y autoridad del personal, así como su organización y las lineas de comunicación dentro de la empresa.
3.¿Por qué es importante?
Para delegar autoridad y responsabilidad del personal y con ello mejorar las funciones que se realicen dentro de la organización, evitando errores y promoviendo la eficiencia.
ACTIVIDAD 7: FUNCIONES Y CARGOS EN UN HOTEL
INVESTIGA LAS FUNCIONES QUE TIENEN A SU
CARGO DENTRO DE UN HOTEL CADA UNO DE LOS SIGUIENTES PUESTOS.
RECEPCIONISTA DE LAVANDERIA:
Es la persona encargada de recibir y
controlar la ropa enviada por los huéspedes para su lavado.
JEFE DE LIMPIEZA:
Las funciones de este puesto se centran en
la limpieza diaria y programada de los centros o zonas asignadas a cada
trabajador.
JEFE DE SEGURIDAD:
Efectuar los controles de seguridad y auto
protección definidos en el Plan de Control específico del departamento de
seguridad del hotel
Supervisar plan de Seguridad contra
incendios con Dirección de servicios técnicos. Simulacros anuales obligados por
Ley
Prevención de riesgos laborales
Seguridad alimentaria: Controles APPC con
apoyo de un laboratorio de análisis clínico seleccionado por la dirección de la
compañía
Control de piscinas y Spas. Socorristas
habilitados, formaciones de primeros auxilios
Seguridad clientes: Vigilancia proactiva
velando por la seguridad de los mismos y de sus bienes
Control de entrada y salida de mercaderías
Control de personal y velar por el cuidado
de los mismos
Control de accesos al hotel
Desarrollo del PAU y protocolos
Relación con cuerpos y fuerzas de seguridad
para disponer de una respuesta eficiente en caso de imprevistos
Custodia de llaves maestras del hotel
Ingresos en entidades bancarias
Control de cajas fuertes
Custodia de olvidos de clientes
Creación del comité de Seguridad y Salud de
valoración, control de accidentes, revisiones legales, análisis clínicos,
procesos de APPC
Gestión, dirección y coordinación del equipo
de trabajo a su cargo
JEFE DE LAVANDERIA:
Es la persona designada por la ama de llaves
o por dirección para gestionar y dirigir el área de lavandería -lencería.
Controlar y custodiar los stocks de lencería
del hotel
Confección de turnos y horarios
Es responsable de la formación del personal
Planificación, organización y distribución
del trabajo a realizar por lavandería
Controlar la entrada de ropa sucia a la
lavandería
Controlar la ropa limpia entregada a los
distintos departamentos.
Cumplimentar los impresos relativos a cada
actividad realizada en la lavandería
Calcular los gastos de lavandería imputables
a cada departamento del hotel
Hacer las facturas correspondientes a la
ropa de clientes y entregarlas a la recepción para que se las cárguenla cuenta
Cuadrar con recepción la facturación diaria
de ropa de clientes
Reunirse con la ama de llaves para la
elaboración y control de presupuestos; y para la corrección de las desviaciones
de los mismos.
Realización de inventarios.
Diariamente pasara un informe al ama de
llaves en el que irán reflejadas las actividades realizadas durante la jornada,
así como las incidencias.
AUDITOR INTERNO:
El trabajo del auditor: prevención y
controles detectivos:
Controles preventivos: son acciones pre que
posibilitan mejoras de procesos y ahorros potenciales.
Controles detectivos: son acciones post que
detectan costos innecesarios y de eficiencia pero que posibilitan a futuro
evitar su reiteración.
GERENTE DE CREDITO Y COBRANZA:
Otorgamiento de los Créditos
Estudio de los Estado Financieros e
Información anexa
Gestión Efectiva de la Cobranza
Informes a Gerencia
Control de Personal a su Cargo
Determinación de Malas Deudas
Arqueos de Documentos:
De facturas
De letras en cartera
De notas de cargo
De letras protestadas
De cheques sin fondos
De documentos en poder del gestor judicial
GERENTE DE COMPRAS:
Programar, coordinar, ejecutar y controlar
la adquisición de materiales y materia prima que necesita la empresa para su
funcionamiento velando por que dichas adquisiciones se redicen en el momento
justo, en las cantidades necesarias, con la calidad adecuada y al precio más
conveniente.
Funciones específicas:
Encargarse de la adquisición, manejo,
almacenamiento, stock y seguridad de los insumos.
Controlar que las áreas de almacenamiento
estén bien ubicadas, limpias y ordenadas.
Velar por el abastecimiento de materia prima
los restaurantes.
Buscar, seleccionar y mantener proveedores
competentes.
Realizar el control de garantías.
GERENTE DE PERSONAL:
Atraer:
Anticipar de forma proactiva las necesidades
de la organización para disponer de las personas adecuadas en tiempo y plazo
Gestionar
los procesos relacionados con la incorporación, mantenimiento y desvinculación
de las personas de la organización
Identificar los perfiles (conocimientos,
habilidades, rasgos de personalidad, actitudes y valores) que deberán tener
estas personas así como determinar cuáles deben ser los sistemas de retribución
más Atraer a las personas con los perfiles más adecuados para cubrir las
vacantes existentes
Retener:
Facilitar la incorporación e integración de
las personas dentro de la organización
Estimular, involucrar y fidelizar a esas
personas para favorecer su compromiso con la organización a través del salario
emocional
Crear
canales de relación verticales,horizontales y transversales entre todos los
miembros de la organización
Optimizar y Desarrollar
Establecer las características del desempeño
y evaluar “el que y el como
Desarrollar sus competencias para que cada
vez sean mejores profesionales.
Definir e Impulsar su desarrollo y
crecimiento dentro de la
GERENTE RESIDENTE:
Gerente Residente por lo regular vive en los
perímetros del hotel designado a su cargo y puede observar y experimentar por
cuenta propia las situaciones cotidianas de la empresa. De ese modo es más
directo el plan de acción para resolver cualquier problema que surja o idea que
se quiera desarrollar. El sub gerente trabaja como la mano derecha del gerente
para estar a cargo cuando el gerente no esté disponible y tareas designadas
específicamente para su cargo.
GERENTE DE VENTAS:
Determinar el tamaño y la estructura de la
fuerza de ventas.
Calcular la demanda y pronosticar las
ventas.
Compensa, motiva y guía las fuerzas de
venta.
Conducir el análisis de costos de ventas.
Evaluación del desempeño de la fuerza de
ventas. Así como también los pronósticos.
Distribución física del personal
Formulas las estrategias de ventas
Financiamiento de las ventas
Costos y presupuestos de ventas
Estudio del mercado al que se pretende
llegar
Promoción de ventas y publicidad
Planeamiento de ventas
Relaciones con los distribuidores y
minoristas.
SUBCONTADOR:
Persona física que se encarga de las labores
del Contador en caso de su ausencia. Dentro de sus principales funciones están:
a) Verificar las operaciones y los
comprobantes correspondientes a los ingresos y egresos que ha habido en la
caja.
b)
Llevar al día los registros de los diversos pagos a efectuar para los
proveedores y preparar los cheques.
AUDITOR DE INGRESOS:
Proporcionar diariamente a Contraloría,
Gerencia General y Gerencias Departamentales información financiera y
estadística, que les permita una adecuada Toma de Decisiones o la implantación de
medidas correctivas
Verificar la correcta aplicación de
políticas y procedimientos implantados por la empresa para el control de los
ingresos generados por el hotel
Asegurarse de que todos los ingresos generados
por el hotel queden adecuadamente registrados en las cuentas contables
correspondientes
Llevar los registros y controles necesarios
para el respaldo de la información contables
Garantizar a través de un control contable y
administrativo la recuperación de los créditos otorgados por la empresa dentro
de los periodos establecidos.
AUDITOR NOCTURNO:
Verificar el trabajo de los cajeros de
recepción.
Verificar que los servicios se hayan cobrado
según la lista de precios y tarifas estipuladas por el hotel.
Separar los ingresos por departamento,
lavandería, restaurante, bar, Room Service, teléfonos, reservaciones, anticipos,
banquetes y eventos.
Atender la recepción y cualquier
requerimiento de los huéspedes durante la noche.
Realizar el check in y el check out que
ocurra durante el turno.
Chequear y verifica que todos los huéspedes
tengan la tarifa correspondiente, de acuerdo a la habitación que tenga, si es
corporativa o reservación de agencia de viajes.
Chequear los descuentos y habitaciones
complementarias autorizadas debidamente con un soporte firmado por el Gerente
General del hotel.
Chequea el reporte de extranjeros, para
saber cuántas personas llegan al hotel de otra nacionalidad.
Chequea los desayunos tipo buffet incluidos
y que no los haya cargado el restaurante en un cheque de consumo.
Chequea los cargos de propinas que se hayan
en los “desayunos incluido”.
Chequea los Paid Outs.
Chequea el cambio del dólar.
Chequear o revisar los City Ledger de los
huéspedes que estuvieron de salida ese día.
Chequea el folio de atenciones VIP.
Cuadra los cierres los puntos de ventas de
alimentos y bebidas, que les envían los cajeros departamentales en caso de que
los haya, sino el encargado debe cerrar la caja.
Cuadra todos los cargos con tarjetas de crédito.
Elabora un informe con todos los vouchers de
tarjetas de crédito, detallando cada una de ellas y los emite en la caja fuerte
del hotel.
JEFE DE CAJEROS:
Supervisa y distribuye las actividades del
personal a su cargo.
Verifica y analiza los movimientos de caja.
Prepara el balance diario de ingresos y egresos
manejados por la Unidad.
Elabora periódicamente el resumen de
ingresos y egresos manejados por la Unidad.
Verifica los datos registrados de los
valores en custodia.
Realiza reposiciones de caja chica.
Supervisa los arqueos y movimientos diarios
de pagos de la organización.
Revisa y conforma las diferentes nóminas de
pago.
Elabora la relación de cheques pendientes.
Realiza arqueos periódicos de caja.
Atiende personal y telefónicamente al
público en general.
Verifica los datos registrados de los
valores en custodia.
Participa en la elaboración de las normas y
procedimientos de la Unidad.
Elabora requisiciones del material de
trabajo.
Cumple con las normas y procedimientos en
materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo,
reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las
actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea
asignada.
JEFE DE ALMACEN:
Administrar el inventario de las bodegas de
la empresa,
Controlar las entradas normales y especiales
al inventario,
Controlar las salidas normales de pedidos y
facturas, así como las salidas especiales.
Gestionar para que el transporte de las
mercancías a través de las firmas transportadoras se haga en forma eficiente.
RECEPCIONISTA DE ALMACEN:
Su función principal es controlar la entrada
y salida de productos del almacén y llevar un registro adecuado sobre las
mismas.
ASISTENTE DE PERSONAL:
Proporcionan apoyo administrativo a los
altos directivos. Su función principal es ayudar a los directivos hacer un
mejor uso de su tiempo, por ejemplo, atendiendo a sus llamadas telefónicas y
correo electrónico, la gestionando su agenda, programando citas, e investigando
y resumiendo la información pertinente para la preparación de reuniones.
JEFE DE COCINA:
Realizar de manera cualificada, funciones de
planificación, organización y control de todas las tareas propias del
departamento de cocina y repostería.
Organizar, dirigir y coordinar el trabajo
del personal a su cargo.
Dirigir y planificar el conjunto de
actividades de su Área.
Realizar inventarios y controles de
materiales, mercancías, etc.., de uso en el Departamento de su responsabilidad.
Diseñar platos y participar en su
elaboración.
Realizar propuestas de pedidos de mercancías
y materias primas y gestionará su conservación, almacenamiento y rendimiento.
Supervisar y controlar el mantenimiento y
uso de maquinaria, materiales y utillaje, etc. del Departamento, realizando los
correspondientes inventarios y propuestas de reposición.
GERENTE DE CENTRO NOCTURNO:
En el encargado de vigilar que el servicio
se presente en óptimas condiciones, de acuerdo con las políticas establecidas
en el hotel
GERENTE DE BANQUETES:
Se encarga de atender las comidas o cenas
que tiene el lugar para celebrar algún evento especial
JEFE DE GRUPOS Y CONVENCIONES:
Es el encargado de controlar y atender en
forma eficiente y oportuna, a los grupos contratados
JEFE EJECUTIVO DE PISO:
Es el
encargado de supervisar que se preste un buen servicio a los huéspedes y
clientes en general.
JEFE DE RESERVACIONES:
Es el encargado de supervisar el control de
las reservaciones que se realicen durante el día.
JEFE DE RELACIONES PÚBLICAS:
Es el responsable de todas las actividades
encaminadas a conservar y mejorar la imagen del establecimiento
CAJEROS DEPARTAMENTALES:
Tiene como principal función recibir y
entregar cheques, dinero en efectivo, depósitos bancarios, planillas de
control, así como otros documentos de valor, pero de igual forma tiene la
función de:
a) Pagar sueldos, salarios, jornadas y
tiempo extra.
b) Registrar los movimientos de entrada y
salida de dinero.
c) Suministrar a su superior los recaudos
diarios del movimiento de caja.
CAJEROS DE RECEPCION:
Persona física que se encarga de entregar y
recibir el fondo de caja a la caja general.
AUXILIAR DE JEFE DE ALMACEN:
Es el encargado de ayudar en el acomodo de
las mercancías recibidas durante el día, así como en el despacho de estas,
mediante requisiciones al almacén formuladas por los departamentos, productivos
y de servicio
ASISTENTE DE ALIMENTOS:
Es el encargado de auxiliar al Gerente de
Compras en lo que respecta a Alimentos y Bebidas y en todos los trabajos que se
le sean encomendados por este.
ASISTENTE DE COCINA:
Es la persona encargada de auxiliar a los
cocineros en todos los trabajos que se le sean encomendados por estos
CAPITAN DE CENTRO NOCTURNO Y
RESTAURANTE:
Es el encargado de recibir a los comensales,
de sugerir y tomar las órdenes solicitadas por estos.
EDECANES:
Se encargan de dar la bienvenida a los
huéspedes y guiarlos a sus habitaciones
PORTERO:
Es el encargado de vigilar la salida de los
huéspedes, así como de cotejarla, con el registro.
RECEPCIONISTA:
Recibe a los huéspedes
Vende y asigna habitaciones
Da información general del hotel
Hace el registro de entrada del huésped
Revisa el reporte de habitaciones hecho por
ama de llaves
Lleva el control de entrada/salida de
huéspedes
Reporta a ama de llaves las habitaciones
check out para fines de limpieza
Lleva el control de las llaves de la
habitación
OPERADORA DE TELEFONO:
El teléfono es el medio de comunicación más
usado en el hotel, tanto para comunicación interna como externa. Los hoteles
generalmente trabajan con centrales, que tienen anexos en las habitaciones y en
las principales áreas del hotel. Sus funciones específicas: tomar mensajes para
los huéspedes o personal del hotel, hacer vales de las llamadas telefónicas, e
inclusive hacer labores de despertador.
En la comunicación telefónica es muy
importante el tono de voz, la vocalización y la rapidez en la atención.
Se recomienda coger lápiz y papel cada vez
que suene el teléfono, para no hacer esperar, tomar los mensajes completos y
dejar hablar hasta que el interlocutor termine su mensaje.
COSTURERAS:
Personas que se encargan del servicio de
costura en un hotel y la ropa de los huéspedes.
CAMARISTA:
Son aquellas que se encargan de la limpieza,
cuidado y del estado óptimo de las habitaciones
PLOMERO;
Esta persona se encarga de todo lo
relacionado con las tuberías, conexiones, y demás desperfectos ocurridos en
instalaciones relacionadas.
CARPINTERO:
Esta persona se encarga de todo lo
relacionado con la reparación e instalaciones de muebles u otros materiales de
madera.
PINTOR:
Esta persona se encarga de todo lo
relacionado con mantener las paredes y sitios que ocupan pintado en el hotel.
FOGONERO:
Esta persona se encarga de todo lo
relacionado con las calderas.
Para el éxito de las empresas prestadoras de servicios es muy importante que los miembros que la integran conozcan su estructura, procesos y políticas, para ésto existen herramientas como los organigramas y la descripción de funciones que al utilizarlos brindan al personal el conocimiento de la responsabilidad y autoridad que tienen cada uno de ellos, y con ésto lograr mejorar los procesos, la comunicación y lo más importante la atención al cliente.
En el caso de los hoteles según su tamaño y tipo, serán los puestos y actividades que se desarrollan en los mismos para lograr la adecuada atención del húesped y el conocimiento organizacional por parte del personal le permitirá a la empresa mantener eficientes estándares de calidad para entrar en la competencia dentro de la actividad de Hotelería.
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