¿Cómo se pueden prevenir errores y mantener un adecuado registro de las operaciones diarias de los hoteles?
No hay mejor método para lograr prevenir errores y mantener un adecuado control de las operaciones de una empresa que la auditoria. En las empresas hoteleras como en las demás, el auditar constantemente las actividades y operaciones que se realizan es una opción indispensable y primordial, para con ello retroalimentar por separado y en conjunto las operaciones que a diario se llevan a cabo para brindar atención al huésped.
ACTIVIDAD 20: PREGUNTAS DE REFLEXIÓN.
Reflexiona acerca de lo siguiente:
1.¿Qué es el Control Interno?
El
control interno es un proceso integral efectuado por la gerencia y el personal,
y está diseñado para enfrentarse a los riesgos y para dar una seguridad
razonable de que en la consecución de la misión de la organización, se
alcanzarán los siguientes objetivos gerenciales:
-Promover
la eficacia, eficiencia y economía de las operaciones, programas y proyectos.
-Medir
la eficacia en el cumplimiento de los objetivos, prevenir desviaciones y
promover la adecuada y transparente aplicación de los recursos.
-Obtener
información veraz, confiable y oportuna.
-Propiciar
el cumplimiento del marco legal y normativo.
-Salvaguardar,
preservar y mantener los recursos públicos.
2.¿Qué es la Auditoria?
La
auditoría es el examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de
personas independientes del sistema auditado, que puede ser una persona,
organización, sistema, proceso, proyecto o producto.
El
requisito básico para la realización de una auditoría es la independencia, que
comprende los siguientes puntos:
-Independencia
mental: El estado mental que permite proporcionar una opinión sin ser
afectados por influencias que comprometan el juicio profesional y su dirección,
permitiendo a una persona actuar con integridad, y ejercer objetividad y
escepticismo profesional.
-Independencia
aparente: Cuando se evitan hechos y circunstancias que sean tan importantes
que un tercero juicioso e informado, con conocimiento de toda la información
relevante, incluyendo cualesquiera salvaguardas que se apliquen, concluiría de
manera razonable que la integridad, objetividad o escepticismo profesional del
equipo auditor para atestiguar hubieran sido comprometidos.
Existen diferentes clasificaciones de auditoría, la más común son la interna y la externa, pero también existen la auditoría contable, administrativa, gubernamental, etc. pero en un hotel se puede distinguir la auditoría nocturna.
3.¿Cuál es el objetivo de la Auditoria Nocturna?
Es
la que se realiza a diario en los hoteles en el turno de la noche, tiene bajo
su responsabilidad a los cajeros nocturnos, y los auditores nocturnos de
restaurantes, además de cumplir con sus funciones normales como auditor, el
auditor nocturno está encargado también de la caja de recepción durante la
noche, con todas las funciones de cajero de recepción. Su función principal, es
chequear todas las cuentas vivas y las cuentas ciudad de recepción.
La
auditoría nocturna tiene varios objetivos:
-Contribuir
al desarrollo y la proporción de los movimientos realizados durante la noche,
para así ayudar a la labor del auditor de ingresos en su tarea de elaborar,
supervisar y controlar la contabilidad del hotel.
-El
auditor nocturno canaliza la operación de los cargos de los ingresos por ventas
y el auditor de ingresos hace la verificación y contabilización de dichos
ingresos del hotel.
-Para
facilitar la labor al auditor de ingresos, el auditor nocturno agiliza su
trabajo con el sistema Fidelium.
ACTIVIDAD 21: ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE.
¿Cuáles son las ventajas de la realización de la Auditoria Nocturna para el Control Interno de los Hoteles?
La auditoría nocturna brinda a las empresas hoteleras algunas e importantes ventajas:
-Facilita el trabajo del auditor de ingresos, ya que el auditor nocturno realiza el
cuadre de los ingresos obtenidos de las ventas hechas durante la noche, solo
para que el auditor de ingresos verifique y pueda hacer más fácil la
contabilidad.
-Revisa y chequea cada una de las áreas del hotel lo que brinda un control integro de la empresa.
-Proporciona retroalimentación, si se identifican fallas o errores se puede buscar la forma de corregirlos para mejorar y evitarlos.
-Se realiza en un horario en el que se puede tener la disponibilidad y tranquilidad al hacer las tareas, ya que, las actividades no serán igual de demandadas que en horario normal de día.
ACTIVIDAD 22: CONCLUSIÓN EXPOSICIÓN EQUIPO 3.
La
auditoría nocturna tiene como función principal el checar las cuenta vivas y de
recepción de un hotel, revisando diariamente los cortes de caja con el fin de
facilitar el trabajo del auditor de ingresos, la hora ideal para hacerlo es
durante la noche ya que las actividades bajan. La persona que realice esta
auditoría debe cumplir con requisitos como: conocimientos en auditoría,
experiencia laboral y capacidades personales específicas que le permitan
desempeñarse con ética y responsabilidad.
Los
objetivos de la AN son supervisar y controlar actividades, verificación de la
contabilización y agilizar las tareas diarias y la contabilidad, para
cumplirlos se realizan distintas funciones: verificar el trabajo de cajeros de
recepción y que los servicios hayan sido bien cobrados, separar ingresos por
dpto., atender la recepción, que los huéspedes tengan tarifas correctas,
reporte de descuentos y realizar un reporte de extranjeros, así
como también checar el cambio del dólar, el folio de atención VIP,
cuadrar los cargos hechos con tarjeta y el reporte de vouchers. Para que
las funciones se cumplan y realicen de una forma adecuada se involucran las
siguientes actividades: Creación de procedimientos de control, revisión contable
de operaciones, se reportan las actividades de los cajeros y además se analizan
detalladamente los cargos; al final del trabajo de auditoría nocturna se
elabora un reporte de transacciones, un reporte maestro y se realiza el chequeo
del balance general, así como también se elaboran reportes
de diario y de cobro.
El
procedimiento de la auditoría nocturna se realiza de la siguiente manera:
Cargos a
cuentas por cobrar-Postear cargos por habitación, impuestos y
teléfonos-Distribuir los cargos-Cada dpto. envía su hoja de control de AN-Se
realiza el balance de los créditos de los folios, depósitos en efectivo y
transferencias de crédito-Se verifica el Balance-El cajero de recepción hace su
cuadre y lo entrega al auditor el cual revisa los movimientos y saca los reportes
de pago-Se cierran los puntos de venta del hotel-Se revisan todas las llegadas
extranjeras-Verificar que todos los huéspedes tengan un código de tarifa y no
existan diferencias-Ya verificadas las cuentas deben quedar el $0.
Es decir
el auditor revisara cada uno de los departamentos existentes tanto los mayores
como alimentos y bebidas, banquetes y recepción, como los menores, lavandería,
teléfonos y actividades recreativas, para hacer comparaciones y cotejar con los
registros.
ACTIVIDAD 23: CONCLUSIÓN EXPOSICIÓN EQUIPO 4.
Otra área que la
auditoría nocturna revisa son las habitaciones, es decir checa que las
actividades diarias realizadas en los cuartos coincidan con el sistema electrónico;
el estatus físico, las llegadas y salidas mediante un proceso en el sistema
llamado cargo de habitaciones al fin del día. Es importante esta auditoría
porque la cantidad de venta de habitaciones son el éxito de un hotel ya que es
su actividad preponderante, éstas se verifican en el reporte de ama de llaves.
El total de ventas en Restaurantes se verifica contra el reporte diario de
ventas a las cuales se les aplica el impuesto correspondiente, y para verificar
las propinas, restaurantes, bares y banquetes se utilizan las cuenta de
clientes, propinas pagadas con dinero en caja y Boucher de tarjetas de crédito,
para los servicios de cuartos se pueden preparan promociones especiales las
cuales se deben revisar y cuadrar con los sistemas contables. Otros servicios
que ofrecen los hoteles los cuales se deben auditar son:
La renta de espacios,
ya sea por banquetes o para reuniones.
El valet, que incluye
los servicios de lavandería y tintorería los cuales deben ser monitoreados ya
que el hotel recibe el pago a la entrega de la ropa ya con el servicio
prestado.
Cargos por teléfonos,
éstos cargos se trasladan por medio de Boucher de cargo a los folios de los
huéspedes.
Estacionamiento, éste
servicio puede cobrarse mediante efectivo, vales de estacionamiento o tarjetas
de crédito.
Al final se obtienen
las cantidades del total de ingresos y cancelaciones, que representan los
cargos y efectivo del día, y se debe especificar el método de cobro efectivo o
tarjetas, de crédito en caso de existir cuentas por cobrar, reflejándose en un
reporte de caja.
La auditoría de
ingresos es la revisión total o selectiva del registro y cobro de los servicios
que proporciona el hotel y la persona que aspira a este cargo debe como
requisitos, tener experiencia de al menos 2 años, una edad de entre 25 a 35
años de edad y contar con un título mínimo de técnico superior universitario.
ACTIVIDAD 24: CONCLUSIÓN.
El control interno es
un proceso creado por la gerencia para que el personal que labora en una
empresa, en este caso un hotel, siga procesos y procedimientos que ayuden a
evitar errores y mantener una adecuada marcha en elaboración de tareas y
actividades. El control interno en una organización permite también promover y
medir la eficiencia y eficacia de tareas y prestación de servicios, obtener
información para la toma de decisiones y mantener adecuadamente recursos de la
organización, una técnica que se utiliza para que el control interno funcione
es la Auditoría constante y en los hoteles se aplica la Auditoría Nocturna, que
como su nombre lo dice es una revisión detallada de las actividades y áreas del
hotel en un horario nocturno con la finalidad de facilitar el trabajo del
auditor de ingresos, ya que durante la auditoría nocturna se realiza el cuadre
de los ingresos obtenidos de las ventas hechas para que el auditor de ingresos
verifique y le sea más fácil la contabilidad. El resultado de la revisión y chequeo
de ya mencionada auditoria son reportes en donde se plasman las diferentes
áreas que integran la organización, sus movimientos y especificaciones de
operaciones efectuadas, logrando el cuadre de las mismas. Existe ya un
procedimiento que el auditor debe seguir para lograr una AN efectiva.
La auditoría nocturna
puede ser:
Auditoría de
habitaciones e impuestos, en donde se encuentras las ventas totales de
restaurantes y sus respectivos impuestos, así como también las propinas y su respectivo
método de pago. A su vez incluye la revisión de servicios a la habitación,
venta de banquetes y bares, renta de espacios, valet, cargos por teléfonos,
estacionamiento, etc. Todas las actividades deben integrarse en una cuenta
dónde se determine el total de ingresos y las cancelaciones si las existiera,
para identificar en base a cada actividad el método de pago y pendientes de
pago existentes. Es importante mencionar que el trabajo del auditor se resumirá
el reporte de ingresos que se entregará al
auditor de ingresos en dónde se tendrá que entregar el cuadre de todas las
operaciones, para que éste último pueda realizar sus funciones que son: emitir
un reporte diario para enviar a la gerencia y a cada uno de los departamentos,
verificar el correcto registro en los sistemas, elaborar el reporte de cajeros
y supervisarlos constantemente, diseñar y evaluar controles de procesos, esto
ultimo es esencial ya que son los procesos que se tendrán que seguir en la
organización para el cumplimiento de objetivos, así que se concluye que la
auditoria tanto nocturna como de ingresos se complementa porque ambas cumplen
con la función de retroalimentación reciproca en las actividades y procesos.
Para finalizar me
gustaría agregar que las ventajas de aplicar la Auditoría Nocturna en una
organización serían, la facilidad que se brinda al auditor de ingresos, la
revisión que se hace a cada departamento de la organización, la
retroalimentación que ésta aporta en cuanto a procesos y el horario en que se
realiza proporciona facilidad y control en las tareas a realizar.
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